Ordres d'achat et réceptions
Les achats de FLUX relient vos besoins de production à vos fournisseurs, puis à l'entrée en stock. Un ordre d'achat formalise ce que vous commandez, à qui et en quelle quantité ; sa réception met votre stock à jour et son suivi de paiement garde vos finances alignées. Cet article détaille le parcours complet, de l'expression du besoin jusqu'au composant disponible sur vos étagères.
Deux workflows d'achat adaptés au type de composant
FLUX distingue deux façons de commander, selon la nature de l'article et son délai d'approvisionnement.
| Type | Déroulé | Pour quels articles |
|---|---|---|
| Standard | Calcul des besoins, puis validation, puis confirmation de la commande | Composants courants, réapprovisionnés régulièrement |
| LLI (Long Lead Item) | Calcul du budget, puis confirmation, puis réception | Articles à long délai qu'il faut engager très tôt |
Le workflow LLI existe précisément parce que certains composants doivent être commandés bien avant le lancement de la production : anticiper leur budget et leur commande évite qu'ils deviennent le goulot d'étranglement de votre projet.
De l'ordre d'achat à la réception
Un ordre d'achat représente votre intention de commander. Une fois validé et confirmé auprès du fournisseur, il est converti en achat : le document qui matérialise l'engagement ferme et sert de référence pour la réception et le paiement.
À l'arrivée de la marchandise, vous enregistrez la réception. Celle-ci peut être :
- Totale : l'intégralité des quantités commandées est reçue en une fois.
- Partielle : seule une partie arrive, le reste demeurant attendu. Vous complétez les réceptions au fil des livraisons.
Chaque réception met à jour la quantité en stock automatiquement, sans double saisie. Vos composants deviennent aussitôt disponibles pour la production, et vos niveaux de stock reflètent la réalité du terrain.
Suivi du paiement
Le statut de paiement de chaque achat évolue au rythme de vos règlements, avec des libellés clairs :
- Non payé : aucun règlement enregistré.
- Partiellement payé : un ou plusieurs versements couvrent une partie du montant.
- Payé : le montant dû est intégralement réglé.
- Surpayé : le total réglé dépasse le montant de l'achat, utile pour repérer un trop-versé à régulariser.
Ce suivi vous donne une vue immédiate de vos engagements financiers fournisseur, sans quitter le module d'achats.
Générer les achats manquants en un clic
Lorsque vous lancez un ordre de production, FLUX peut identifier les composants manquants et générer pour vous les ordres d'achat correspondants, en une seule action. Les besoins sont répartis par fournisseur, de sorte que chaque distributeur reçoive une commande cohérente et regroupée.
Vous gagnez ainsi un temps considérable sur les gros ordres : au lieu de saisir manuellement chaque ligne, vous partez d'une proposition complète que vous n'avez plus qu'à vérifier et confirmer.
Bonnes pratiques
- Identifiez tôt vos articles à long délai et traitez-les en workflow LLI pour sécuriser vos plannings.
- Enregistrez chaque réception dès l'arrivée physique de la marchandise : votre stock reste fiable et vos décisions de production aussi.
- Contrôlez la proposition d'achats automatiques avant de confirmer : quantités, fournisseurs retenus et regroupements.
Questions fréquentes
Puis-je recevoir une commande en plusieurs fois ?
Oui. Les réceptions partielles sont conçues pour cela : vous enregistrez chaque livraison, et FLUX cumule les quantités reçues jusqu'à la réception complète.
Le stock est-il mis à jour tout seul ?
Oui. Dès qu'une réception est validée, les quantités entrent automatiquement en stock, sans ressaisie de votre part.
Que se passe-t-il si je paie trop ?
L'achat passe en statut « surpayé », ce qui vous signale immédiatement le trop-versé à régulariser avec votre fournisseur.