Gérer les commandes clients
Le module de commandes clients centralise l'ensemble de votre processus de vente, de la première prise de commande jusqu'à sa clôture. Chaque commande regroupe les produits demandés, les conditions commerciales et le suivi du règlement, pour offrir à vos équipes une vision unifiée de chaque affaire.
Le cycle de vie d'une commande
Une commande évolue à travers plusieurs étapes claires, ce qui permet à chacun de savoir instantanément où en est une affaire :
- Brouillon : la commande est en cours de saisie et peut être modifiée librement.
- Commande enregistrée : les lignes et les conditions sont fixées, la commande entre dans le circuit de traitement.
- Approuvée : la commande est validée et peut être préparée.
- En livraison : la préparation et l'expédition sont en cours.
- Terminée : la commande est livrée et soldée.
Ce déroulé rend le suivi prévisible et facilite la coordination entre les services commercial, production et logistique.
Numérotation automatique
Chaque commande reçoit un numéro unique généré automatiquement, sous une forme lisible du type CMD-2026-0142. Ce numéro sert de référence commune sur les documents et dans les échanges avec le client, sans aucune saisie manuelle de votre part.
Lignes de commande : produits et accessoires
Une commande peut contenir aussi bien des produits que des accessoires, chacun avec sa quantité et son prix. Vous composez ainsi une offre complète sans multiplier les documents.
Lorsque vous ajoutez une nomenclature (un modèle de produit assemblé) à une commande, son prix calculé est utilisé et figé au moment de la soumission. Le montant reste donc stable même si les coûts évoluent ensuite, ce qui protège la marge convenue avec le client.
Suivi commercial et logistique
- Assignation d'équipes à la commande, pour clarifier qui prend en charge chaque étape.
- Adresse et conditions de livraison associées à la commande.
- Documents contractuels joints directement à la commande (devis signé, bon de commande, conditions particulières).
Suivi du paiement
Le règlement se suit indépendamment de l'avancement logistique. Une commande peut être livrée mais encore partiellement réglée, ou payée d'avance avant expédition.
| État du paiement | Signification |
|---|---|
| En attente | Aucun règlement reçu à ce stade. |
| Partiel | Un acompte ou une partie du montant a été encaissé. |
| Payé | La commande est intégralement réglée. |
| En retard | L'échéance de paiement est dépassée. |
Bon à savoir
- Tant qu'une commande est au stade brouillon, vous pouvez ajuster librement ses lignes avant de l'engager.
- Le prix d'une nomenclature étant figé à la soumission, validez la composition et les quantités avant de confirmer la commande.
- Le suivi du paiement et le suivi de livraison sont deux dimensions distinctes : une commande peut être terminée logistiquement tout en restant à encaisser.